Założenie firmy transportowej w Polsce wymaga nie tylko zakupu pojazdów i zatrudnienia kierowców, ale przede wszystkim ścisłego przestrzegania przepisów prawnych oraz uzyskania odpowiednich licencji i zezwoleń. Branża transportowa podlega bowiem surowym regulacjom, zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym.
Rejestracja działalności i wybór formy prawnej
Pierwszym krokiem na drodze do założenia legalnie funkcjonującej firmy transportowej jest jej rejestracja. Przedsiębiorca musi podjąć decyzję, czy będzie działał jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, czy zdecyduje się na spółkę – najczęściej z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Wybór formy prawnej ma kluczowe znaczenie dla dalszego funkcjonowania firmy, zwłaszcza pod względem podatkowym, odpowiedzialności majątkowej oraz możliwości ubiegania się o licencje transportowe.
Rejestracja jednoosobowej działalności odbywa się poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG), natomiast spółka musi zostać wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W obu przypadkach konieczne jest określenie odpowiedniego kodu PKD – dla transportu drogowego osób będzie to m.in. 49.39.Z, a dla transportu towarów 49.41.Z.
Po rejestracji działalności przedsiębiorca zobowiązany jest również do:
-
wyboru formy opodatkowania (np. zasady ogólne, ryczałt),
-
zgłoszenia do ZUS jako płatnik składek,
-
założenia firmowego konta bankowego,
-
uzyskania numeru REGON i NIP.
Choć sama rejestracja jest stosunkowo prosta, to stanowi jedynie fundament pod dalsze, znacznie bardziej wymagające procedury związane z działalnością w sektorze transportu drogowego.
Licencje i zezwolenia na wykonywanie transportu drogowego
Kwestia licencji to centralny element działalności każdej firmy transportowej w Polsce. Bez odpowiednich zezwoleń przedsiębiorca nie może świadczyć usług przewozowych, nawet jeśli posiada flotę i zatrudnionych kierowców. Wymagania różnią się w zależności od rodzaju przewozu – osobowego lub towarowego – oraz tego, czy transport ma charakter krajowy, czy międzynarodowy.
W przypadku transportu rzeczy lub osób pojazdami o DMC powyżej 3,5 tony (dla towarów) lub więcej niż 9 miejscami (dla osób), wymagane jest uzyskanie:
-
licencji wspólnotowej – niezbędnej przy przewozach międzynarodowych na terenie Unii Europejskiej,
-
zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego – dokumentu potwierdzającego, że przedsiębiorca spełnia kryteria dobrej reputacji, zdolności finansowej oraz posiadania kompetencji zawodowych.
Warto podkreślić, że do uzyskania licencji konieczne jest wyznaczenie osoby zarządzającej transportem, która posiada certyfikat kompetencji zawodowych – dokument potwierdzający znajomość przepisów dotyczących branży.
Aby otrzymać licencję, przedsiębiorca musi także:
-
wykazać odpowiednie zabezpieczenie finansowe (np. w postaci gwarancji bankowej),
-
posiadać bazę eksploatacyjną spełniającą wymagania techniczne i sanitarne,
-
zarejestrować pojazdy wykorzystywane w działalności we wniosku licencyjnym.
Cała procedura licencyjna odbywa się za pośrednictwem Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego lub odpowiedniego starostwa, w zależności od zakresu działania firmy. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także zakazem prowadzenia działalności w zakresie transportu drogowego.
Wymagania wobec kierowców i personelu
Prawidłowe funkcjonowanie firmy transportowej nie opiera się wyłącznie na posiadaniu pojazdów i odpowiednich zezwoleń. Kluczowe znaczenie mają także osoby, które wykonują przewozy – czyli kierowcy oraz personel wspierający. Polska, jako członek Unii Europejskiej, wdrożyła szereg przepisów regulujących kwalifikacje, szkolenia oraz warunki pracy osób zatrudnionych w transporcie drogowym. Każda firma musi dbać nie tylko o spełnienie norm prawnych, ale również o bieżące kontrolowanie stanu dokumentacji i szkoleń.
Najważniejsze wymagania wobec kierowców zatrudnianych przez firmy transportowe to:
-
prawo jazdy odpowiedniej kategorii, zależnie od rodzaju pojazdu (np. C, CE, D),
-
świadectwo kwalifikacji zawodowej – kierowca musi przejść kwalifikację wstępną lub szkolenie okresowe, co potwierdza karta kwalifikacji kierowcy lub wpis do prawa jazdy,
-
orzeczenie lekarskie i psychologiczne, które potwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania pracy kierowcy zawodowego,
-
karta kierowcy – wymagana do obsługi tachografu cyfrowego,
-
brak zakazu wykonywania zawodu lub prowadzenia pojazdów mechanicznych.
Z punktu widzenia firmy równie ważne jest zatrudnienie lub współpraca z osobą odpowiedzialną za zarządzanie transportem – musi to być osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych. Taka osoba odpowiada m.in. za zgodność działalności z przepisami prawa transportowego, zarządzanie flotą, kontrolę czasu pracy kierowców oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa.
Zatrudnianie kierowców bez wymaganych uprawnień lub dokumentów grozi poważnymi konsekwencjami – od kar finansowych po odebranie licencji transportowej. Z tego względu firmy transportowe muszą prowadzić szczegółową ewidencję dokumentów oraz dbać o terminowość szkoleń i badań pracowników.
Obowiązki administracyjne i kontrolne wobec organów państwowych
Prowadzenie firmy transportowej w Polsce wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych, które należy systematycznie wypełniać. Organy państwowe, w szczególności Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), Urząd Celno-Skarbowy, ZUS oraz Państwowa Inspekcja Pracy, mają uprawnienia do przeprowadzania kontroli w siedzibie firmy lub podczas realizacji przewozów. Przedsiębiorcy muszą więc zadbać o prawidłową dokumentację, ewidencję i raportowanie.
Do najważniejszych obowiązków należą:
-
prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 i ustawą o czasie pracy kierowców,
-
archiwizacja danych z tachografów cyfrowych oraz kart kierowców (minimum 12 miesięcy),
-
przechowywanie kopii umów, badań lekarskich, szkoleń oraz dokumentów licencyjnych,
-
regularne zgłaszanie pracowników do ZUS i rozliczanie składek społecznych,
-
aktualizacja danych w rejestrach GITD, CEIDG lub KRS,
-
przestrzeganie przepisów dotyczących transportu materiałów niebezpiecznych, jeśli dotyczy,
-
terminowe odnawianie licencji, zezwoleń i badań technicznych pojazdów.
Dodatkowo firmy wykonujące transport drogowy międzynarodowy muszą być przygotowane na kontrole graniczne, okazywanie licencji wspólnotowej, listów przewozowych (CMR) oraz dowodów ubezpieczenia OC i OCP.
Brak wymaganych dokumentów, nieprawidłowości w rozliczaniu czasu pracy czy brak zgodności z przepisami mogą prowadzić do bardzo wysokich kar – niekiedy sięgających kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dlatego niezbędne jest wdrożenie wewnętrznych procedur, które pozwolą utrzymać pełną zgodność z przepisami i sprawnie przejść ewentualne kontrole urzędowe.
