W dobie dynamicznych łańcuchów dostaw i rosnących wymagań w zakresie logistyki, odpowiednie oznaczenie jednostek transportowych staje się kluczowe. Etykieta logistyczna nie jest jedynie formalnością – to narzędzie, które usprawnia zarządzanie przepływem towarów, zwiększa bezpieczeństwo transportu i redukuje ryzyko błędów w obsłudze logistycznej.
Znaczenie etykiety logistycznej w procesach magazynowania i transportu
Etykieta logistyczna odgrywa istotną rolę w codziennym funkcjonowaniu centrów dystrybucyjnych, magazynów i firm transportowych. To nośnik kluczowych danych, które umożliwiają automatyzację i sprawne śledzenie jednostek logistycznych na każdym etapie łańcucha dostaw. Standard GS1, który określa zasady tworzenia takich etykiet, jest międzynarodowo uznawanym systemem identyfikacji, gwarantującym jednoznaczność i interoperacyjność danych.
Dzięki wdrożeniu standardu GS1 możliwe jest jednoznaczne zidentyfikowanie każdej przesyłki, co pozwala na szybkie lokalizowanie towarów, redukcję błędów podczas załadunku, odbioru czy skanowania oraz minimalizowanie ryzyka błędów ludzkich. Ponadto, właściwie oznakowana jednostka logistyczna ułatwia także kontrole jakości, prowadzenie inwentaryzacji oraz obsługę zwrotów.
Warto podkreślić, że zgodność z normami GS1 staje się coraz częściej wymogiem stawianym przez operatorów logistycznych, sieci handlowe oraz producentów. Dlatego znajomość odpowiedzi na pytanie, jakie informacje muszą znaleźć się na etykiecie logistycznej zgodnie z normami GS1, jest niezbędna zarówno dla dostawców, jak i odbiorców towarów.
Jakie informacje muszą znaleźć się na etykiecie logistycznej zgodnie z normami GS1
Standard GS1 precyzyjnie określa strukturę i zawartość etykiety logistycznej. Informacje te muszą być przedstawione zarówno w formie tekstowej, jak i w formie kodu kreskowego, zazwyczaj w technologii GS1-128. Wymogi te mają na celu zapewnienie uniwersalności odczytu przez różne systemy informatyczne w całym łańcuchu logistycznym.
Do kluczowych danych, jakie muszą znaleźć się na etykiecie zgodnej z normami GS1, należą:
-
SSCC (Serial Shipping Container Code) – unikalny numer identyfikacyjny jednostki logistycznej. Jest to obowiązkowy element każdej etykiety logistycznej GS1 i stanowi jej fundament.
-
Numer GTIN (Global Trade Item Number) – identyfikuje produkt lub grupę produktów znajdujących się w przesyłce.
-
Numer partii (batch/lot number) – ułatwia śledzenie pochodzenia towaru, szczególnie ważne w branży spożywczej czy farmaceutycznej.
-
Data ważności lub data produkcji – pozwala na kontrolowanie rotacji towarów w magazynach i zapewnia zgodność z zasadami FIFO lub FEFO.
-
Masa brutto lub netto jednostki logistycznej – istotna informacja dla firm transportowych oraz do obliczeń w systemach magazynowych.
-
Adres nadawcy i odbiorcy – pozwala szybko zidentyfikować trasę przesyłki i zminimalizować ryzyko błędnej dostawy.
Wszystkie te informacje muszą być zapisane w sposób umożliwiający ich automatyczny odczyt oraz interpretację, dlatego ważne jest przestrzeganie zasad przypisanych do poszczególnych identyfikatorów aplikacyjnych (AI – Application Identifiers) w systemie GS1.
Struktura etykiety logistycznej – od danych tekstowych po kody kreskowe
Etykieta logistyczna zgodna z systemem GS1 to przemyślana kompozycja danych, która musi spełniać zarówno wymogi funkcjonalne, jak i techniczne. Oznacza to, że musi być czytelna zarówno dla człowieka, jak i dla systemów automatycznego odczytu. Kluczową rolę odgrywa tutaj GS1-128 – standard kodu kreskowego, który umożliwia zakodowanie wielu różnych informacji w jednym miejscu.
Struktura etykiety logistycznej składa się zazwyczaj z trzech głównych stref:
-
Górna część etykiety – miejsce przeznaczone na dane tekstowe. Znajdują się tutaj m.in. informacje o produkcie, ilość sztuk, masa brutto, dane nadawcy i odbiorcy. Tekst musi być zrozumiały i zapisany w sposób jednoznaczny, często z dodatkowymi oznaczeniami wewnętrznymi firmy.
-
Środkowa część etykiety – obszar, w którym umieszcza się najważniejsze dane identyfikacyjne w postaci kodów kreskowych. Najczęściej spotykanym kodem jest SSCC (Serial Shipping Container Code) – zakodowany za pomocą GS1-128, umieszczony zazwyczaj na samym dole etykiety, w centralnym miejscu.
-
Dolna część etykiety – może zawierać dodatkowe kody kreskowe z informacjami takimi jak GTIN, numery partii, daty ważności czy wagi. Ich obecność zależy od specyfiki przesyłki i wymogów partnera handlowego.
Warto dodać, że każda informacja zakodowana w GS1-128 musi być poprzedzona tzw. identyfikatorem aplikacyjnym (AI), który określa, jakiego rodzaju dane znajdują się w kodzie. Przykładowo, AI (00) oznacza SSCC, AI (01) to GTIN, a AI (10) to numer partii. Te identyfikatory umożliwiają systemom informatycznym szybkie zidentyfikowanie i interpretację zawartości etykiety.
W praktyce oznacza to, że odpowiedź na pytanie jakie informacje muszą znaleźć się na etykiecie logistycznej zgodnie z normami GS1, nie kończy się tylko na samym zestawie danych – równie istotny jest ich układ, forma prezentacji oraz poprawne zakodowanie i opisanie zgodne z międzynarodowymi standardami.
Najczęstsze błędy popełniane przy tworzeniu etykiet zgodnych z normą GS1
Tworzenie etykiet logistycznych zgodnych z GS1 wymaga skrupulatności, znajomości wytycznych i umiejętnego wykorzystania narzędzi do generowania kodów. Niestety, w praktyce wiele firm popełnia powtarzające się błędy, które mogą prowadzić do opóźnień, reklamacji, a nawet odmowy przyjęcia towaru przez partnerów handlowych.
Do najczęstszych błędów należą:
-
Nieprawidłowa struktura kodów GS1-128 – np. brak identyfikatora aplikacyjnego, błędna długość SSCC lub niewłaściwe zakodowanie danych liczbowych.
-
Niewłaściwe umiejscowienie etykiety na jednostce logistycznej – zbyt nisko, zbyt wysoko, na krawędzi lub w miejscu narażonym na uszkodzenia, co utrudnia lub uniemożliwia odczyt.
-
Nieczytelne wydruki kodów kreskowych – spowodowane słabą jakością druku, zużytym sprzętem, nieodpowiednim kontrastem lub rozmazaniem atramentu.
-
Brak spójności między danymi tekstowymi a zakodowanymi – np. rozbieżność między numerem GTIN w tekście a tym w kodzie kreskowym.
-
Pomijanie wymaganych informacji – np. brak SSCC, który jest obowiązkowy, lub brak numeru partii przy towarach wymagających identyfikowalności.
Unikanie tych błędów nie tylko zwiększa efektywność łańcucha dostaw, ale też buduje zaufanie partnerów i klientów. Dlatego znajomość zasad opisujących jakie informacje muszą znaleźć się na etykiecie logistycznej zgodnie z normami GS1, to dziś nie tylko wymóg, ale standard profesjonalnego podejścia do logistyki.
