Wybór systemu ERP (Enterprise Resource Planning) to jedna z najważniejszych decyzji dotyczących Twojej dla firmy. Dobrze dobrany ERP może zrewolucjonizować zarządzanie, zautomatyzować procesy, a także znacząco zwiększyć efektywność. Ale jak wśród dziesiątek ofert znaleźć to właściwe narzędzie? Podpowiadamy!
Czym jest system ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowany system informatyczny, który wspiera zarządzanie firmą na wielu poziomach. Umożliwia planowanie i kontrolę zasobów przedsiębiorstwa, (np. zapasów, czasu pracy, danych finansowych). Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, kliknij: Program ERP – Nowoczesne Oprogramowanie dla Firm i sprawdź szczegóły. ERP to „mózg zarządzania” firmą, czyli jeden system, który zbiera, porządkuje i analizuje dane z różnych działów, takich jak:
- księgowość,
- magazyn i logistyka,
- sprzedaż i zakupy,
- kadry i płace,
Przykładowo, zamiast osobno sprawdzać w Excelu stany magazynowe, w systemie księgowym faktury, a w Wordzie umowy – wszystko masz w jednym miejscu, dostępne od ręki i aktualne.
1. Zdefiniuj cele i potrzeby biznesowe
Zanim zaczniesz rozglądać się za konkretnym systemem, musisz jasno określić, po co w ogóle chcesz wdrożyć ERP. Na stronie Jkorion – systemy ERP w e-biznesie przeczytasz więcej na temat dobierania systemu ERP do konkretnych potrzeb firmy. Ważne, aby określić, czy chodzi o poprawę zarządzania magazynem, automatyzację księgowości, czy może o usprawnienie produkcji.
Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań.
- Jakie procesy dziś działają nieefektywnie?
- Gdzie pojawiają się największe błędy lub opóźnienia?
- Jakie dane chciałbyś analizować lepiej i szybciej?
W skrócie — im lepiej zrozumiesz swoje potrzeby, tym trafniej dopasujesz do nich system ERP.
2. Zaangażuj pracowników z różnych działów
ERP dotyka wszystkich działów – od księgowości, przez logistykę, po HR. Dlatego w proces wyboru narzędzia warto zaangażować osoby reprezentujące różne obszary działalności firmy. Ich wiedza pomoże lepiej określić wymagania i uniknąć błędów przy wdrożeniu. Możesz stworzyć zespół projektowy z przedstawicieli różnych działów – to nie powinno być wyłącznie IT.
3. Określ budżet
Cena wdrożenia ERP to nie tylko koszt licencji. Trzeba wziąć pod uwagę także:
- konfigurację,
- szkolenia pracowników,
- integrację z innymi systemami,
- wsparcie techniczne.
Pamiętaj, że zbyt niski budżet może oznaczać wybór systemu niedopasowanego do Twojej działalności. Z kolei przepłacanie za rozbudowane funkcje, których nie nigdy użyjesz, również nie ma sensu.
4. Zdecyduj: chmura czy instalacja lokalna?
Systemy ERP mogą być dostępne jako:
- SaaS (w chmurze) – dostęp przez przeglądarkę, mniejsze koszty początkowe, regularne aktualizacje;
- On-premise (lokalnie) – pełna kontrola, większe możliwości dostosowania, ale też wyższe koszty wdrożenia i utrzymania.
Chmura jest polecana firmom, które chcą szybko wdrożyć system, bez dużej inwestycji początkowej. Natomiast druga opcja to wybór dla większych podmiotów z własnym działem IT i specyficznymi wymaganiami.
5. Sprawdź możliwość integracji z obecnymi systemami
Jeśli już korzystasz z systemu księgowego, CRM, magazynowego czy sprzedażowego, musisz sprawdzić, czy nowy ERP będzie się z nimi płynnie integrował. To klucz do spójności danych i efektywnej pracy.
Rada: zapytaj dostawcę, czy ERP ma gotowe integracje z popularnymi narzędziami.
6. Wybierz skalowalny system
Twoja firma będzie się rozwijać, dlatego dobry ERP musi za tym nadążyć. Upewnij się, że wybrany system umożliwia dodawanie nowych modułów, użytkowników i funkcjonalności bez konieczności zmiany całej platformy. Sprawdź także, czy dostawca ERP obsługuje firmy w różnych branżach i o różnej wielkości.
7. Postaw na intuicyjność i wsparcie
Nawet najlepszy system nie spełni swojego zadania, jeśli pracownicy nie będą chcieli z niego korzystać. Wybieraj rozwiązania z czytelnym i prostym interfejsem, dobrą dokumentacją, a także z dostępem do szkoleń i pomocy technicznej. Możesz poprosić o demo systemu, które pozwoli przyszłym użytkownikom go przetestować.
8. Sprawdź doświadczenie dostawcy i opinie klientów
Nie ryzykuj współpracy z nieznaną firmą bez solidnych referencji. Sprawdź, jak długo podmiot działa na rynku, jakimi projektami może się pochwalić i co mówią o niej inni klienci. Upewnij się, czy dostawca ma doświadczenie w Twojej branży oraz jak wygląda wsparcie po wdrożeniu.
Pamiętaj, że wybór systemu ERP to decyzja na lata. Warto poświęcić czas na analizę i wybór właściwego rozwiązania. Dobry system ERP przyniesie Ci realne oszczędności i zwiększy konkurencyjność w branży.
